在美国，每年报税都是居民和非居民纳税人必须完成的一项重要事务。准确且合规地报税是每个纳税人的责任，而这其中，妥善保管与税务相关的文件是非常关键的。不过，很多纳税人对于到底哪些报税文档需要保留，又该保留多久，却不是很清楚。本文就来详细说说美国报税文档的保留规定，好让纳税人能更好地管理自己的税务文件。

一、美国报税文档保留的基本规定

1.保留期限的法律依据

美国国税局（IRS）通常建议纳税人从申报日或者当年纳税截止日期起，保留3年的税务记录。这一建议的依据是美国税法6501条，该条款规定所得税的法律追溯期一般为3年，这也就意味着，在这3年内，IRS有权对纳税人的税务申报进行审计和检查。

2.保留期限的重要性

纳税人保留税务文件资料，主要是为了应对税务部门可能进行的税务稽查。要是纳税人被IRS要求提供税务文件来核实申报信息，可却拿不出来，那很可能会遭受税务处罚或者其他法律后果。所以，对于纳税人来说，妥善保管税务文件是相当重要的。

二、需要保留至少3年的报税文档

1.所得税申报表

所得税申报表可是纳税人向IRS提交的正式税务申报文件，上面记录着纳税人的收入、扣除、抵免等各种信息。它需要至少保留3年，因为IRS在这3年内有权对纳税人的申报情况进行审计检查。

2.W - 2及1099等税表

• W - 2表：这是雇主用来报告支付给员工的工资以及从员工工资里代扣税款的表格。只要雇主给作为雇佣关系一部分的雇员支付薪水、工资或者其他补偿，就得给雇员填写W - 2表格。
• 1099表：这是用来声明各种收入的表格，像资本利得、股利、自雇收入或者银行利息等都会在这个表格里体现。表格上有纳税人的社会安全号码或者纳税人识别号，这就意味着IRS会知道纳税人收到了钱，也能知道纳税人有没有在纳税申报里报告这笔收入。 这些表格需要至少保留3年，它们是证明纳税人收入的关键文件，对核实申报信息的准确性非常重要。

3.扣除和抵免的额外支持文档

• 扣除文档：包括慈善捐赠收据、房贷利息扣除相关的1098表、地税评估（Property tax assessments）、房屋修缮收据等。这些文档是用来证明纳税人申报的扣除项目的。
• 抵免文档：像529/健康储蓄帐户（HSA）/退休帐户分配的证明文档、退休储蓄帐户（例如传统IRA）免税存入款的证明文档等。这些文档是用来证明纳税人申报的抵免项目的。 这些扣除和抵免的额外支持文档都需要至少保留3年，它们是核实纳税人扣除和抵免项目真实性和准确性的重要依据。

4.其他相关税务文件

• 应税经纪帐户中资产买卖的证明文档：这些文档可以证明纳税人通过经纪帐户进行资产买卖的交易情况。
• 房贷文档：包括贷款协议和列明结算费用的结算单等，这些文档能证明纳税人的房贷情况和相关费用。 这些其他相关税务文件也需要至少保留3年，它们对核实纳税人的税务申报信息起到辅助作用。

三、需要保留更长时间的报税文档

1.特殊税务抵免申请相关文档

• 外国税收抵免文件：当美国居民（满足公民、绿卡或实质居住测试）或者非居民在外国工作或者有外国投资收入时，除了要向收入来源国缴纳所得税，还得缴纳美国所得税。为了避免双重征税给纳税人带来的影响，纳税人可以向国税局申请境外税收抵免（Foreign Tax Credit）。要是申请了某一年的抵免，在10年内都可以改变主意，通过提交修改后的申报表来重新申请抵免，而且还有10年的时间来更正之前申请的外国税收抵免。 所以，支付的外国税款和任何相关文件都应该至少保存10年，因为纳税人在10年内都有可能对之前申请的外国税收抵免进行修改或者更正。

2.投资者相关税务文件

• 坏账扣除额申请相关文档：对于投资者来说，如果持有无价值的股票及证券或者无法偿还的坏账，是可以申报税务减免的。不过，投资者最多可以在7年的时间里申请无价证券的坏账扣除额。 所以，与坏账扣除额申请相关的税务文件需要至少保留7年，因为投资者在7年内都有可能对之前持有的无价证券的坏账进行扣除额申请。

  

3.房产相关税务文件

• 购屋相关文档：在拥有房屋期间，纳税人应该保留所有与购屋相关的文档，像贷款协议和列明结算费用的结算单等。这些文档在日后卖房的时候计算税款时特别有用。比如说，如果房产自购买以来大幅升值，卖出的时候就会产生高额所得税。国税局会根据房屋初始买价和最终售价之间的差额来推算资本利得税，并且会把屋主对房屋进行任何资本改善的成本以及其他费用（比如买房时支付的法律费用或者记录费）都考虑进去。这些金额减去折旧就是成本基础，成本基础越高，卖房时的税负就越低。 所以，购屋相关文档建议无限期保留。虽然IRS没有明确规定这些文档的保留期限，但为了避免日后可能出现的税务纠纷和争议，纳税人最好无限期保留这些文档。

四、其他注意事项

1.不同州税申报表的保留时间可能有所不同

虽然IRS通常建议保留3年的税务记录，但不同州的税务审计诉讼时效可能不一样。比如，加州税务审计诉讼时效是4年，所以加州的居民就得保留至少4年的报税表。纳税人在保留税务文件的时候，要注意自己所在州的税务审计诉讼时效规定。

2.保留税务文件的方式和安全性

纳税人可以选择以纸质形式或者电子形式来保存税务文件。不管选哪种方式，都要确保文件的安全性和可访问性。纸质文件要放在干燥、防火、防盗的地方；电子文件要备份存储，并且定期更新和检查。

3.保留税务文件对于未来税务规划的重要性

保留税务文件不只是有助于纳税人应对当前的税务稽查和审计需求，对纳税人进行未来的税务规划也有帮助。通过回顾和分析过去的税务文件和数据，纳税人能更好地了解自己的财务状况和税务风险，从而制定出更合理的税务筹划策略。

五、总结与建议

1.总结

美国报税文档的保留规定对纳税人非常重要。纳税人要根据IRS的规定以及自身的实际情况，妥善保管一系列的税务相关文件。对于那些需要保留至少3年的报税文档，要确保文件的完整性和准确性；对于需要保留更长时间的报税文档，要做好长期保存的准备。

2.建议

• 定期整理和更新税务文件：纳税人要定期对自己的税务文件进行整理和更新，保证文件的准确性和完整性。同时，对于那些不再需要的税务文件，可以用安全的方式进行销毁。
• 了解并遵守IRS的规定：纳税人要了解并且遵守IRS关于报税文档保留的规定，避免因为不了解规定而遭受税务处罚或者其他法律后果。
• 寻求专业税务咨询：要是遇到复杂的税务问题或者文件保留要求，纳税人可以找专业的税务咨询师帮忙。税务咨询师能够根据纳税人的实际情况和需求，提供更有针对性的建议和指导。

六、附录：常见税务文件保留期限表

为了方便纳税人更好地了解各类税务文件的保留期限要求，下面提供一个常见税务文件保留期限表供大家参考：

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